Aus jeder E‑Mail-Anfrage ein fertiger Auftrag im ERP.
Der aivu Auftragsassistent liest eingehende Anfragen und Bestellungen direkt in Outlook, samt Anhängen (PDF, Word, Excel, Scans). Er erkennt jedes Produkt und alle Parameter, auch bei Tippfehlern und wenn der Kunde es ganz laienhaft beschreibt, schreibt die passende Antwort und legt den Auftrag in Ihrem ERP an. Ihre Fachkräfte tippen nichts mehr ab, sie prüfen und geben frei.
DSGVO-konform · Hosting in Deutschland oder der Schweiz · direkt in Outlook, kein Systemwechsel
Jede Anfrage ist anders. Und die Auftragserfassung kostet genau Ihre besten Leute Zeit.
Freitext-Mail, Bestellung als PDF oder Excel, Telefonnotiz: Kein Kunde schreibt gleich, kaum einer nennt alle Angaben, viele nutzen andere Begriffe als Sie. Ihre Mitarbeiter lesen, interpretieren und tippen ins ERP ab. Pro Anfrage, jeden Tag. Repetitiv, langsam, fehleranfällig.
Chaotische Eingänge
Mail, Anhang, Bestellformular: jede Anfrage in anderer Form und Reihenfolge. Zusammensuchen von Hand.
Teure Fachzeit
Angebote schreiben und ins ERP tippen bindet genau die Leute, die Sie an der Maschine brauchen.
Teure Fehler
Ein überlesenes Detail, falsche Grammatur oder Bindung: Der Fehldruck kostet.
Aus der Anfrage wird automatisch der fertige Auftrag.
Der Assistent liest, versteht, antwortet und legt den Auftrag an. Sie prüfen und geben frei.
Liest jede Anfrage, samt Anhängen.
Die Anfrage kommt wie immer in Outlook an. Der Assistent liest E-Mail-Text und Anhänge automatisch aus, auch PDF-Bestellungen und Datenblätter. Kein Copy-Paste.
- Freitext, Bestellformular oder Anhang: Der Assistent liest alles.
- Ohne Systemwechsel: läuft direkt in Ihrem Outlook.
Erkennt Produkt und jeden Parameter.
Format, Auflage, Seiten, Papier, Bindung, Veredelung: Der Assistent erkennt jeden Wert und ordnet ihn Ihrem Produkt zu. Was fehlt, markiert er ehrlich zur Rückfrage, statt zu raten.
- Gleicht jede Anfrage gegen Ihre konfigurierten Produkte ab.
- Fehlende Angaben werden markiert, nicht erfunden.
Antwort fertig, Auftrag im ERP.
Der Assistent schreibt die passende Antwort, ob Angebot, Rückfrage oder Auftragsbestätigung, und legt den Auftrag mit einem Klick in Ihrem ERP an. Ein grüner Haken, fertig.
- Auftrag landet direkt im ERP, ohne Abtippen.
- Sie prüfen und geben frei, die Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Ob im Fachjargon oder ganz laienhaft: Der Assistent versteht, was der Kunde meint.
Ihre Kunden schreiben nicht in Ihrem Katalog-Wortlaut. Der eine tippt im Fachjargon „135er BD", der nächste „so ein festeres, mattes Papier", der dritte weiß den Fachnamen selbst nicht. Der Assistent erkennt, dass alle dasselbe meinen, und trägt Ihren sauberen Standardwert ein.
„so bisschen festeres Papier, nicht glänzend" 135 g/m² Bilderdruck matt „soll stabil sein, wie ein echtes Buch" Fadenheftung „A4, alles in Farbe" DIN A4 · 4/4 farbig „so ungefähr 1.200 Stück" Auflage: 1.200 Exemplare „der Umschlag soll schön glänzen" Hochglanz-Laminierung „Klebebindng" Klebebindung Ob Branchenkürzel oder laienhafte Umschreibung: Der Assistent ordnet beides Ihrem Standardwert zu.
„Bilderdurck", „Klebebindng": Der Assistent erkennt trotzdem, was gemeint ist.
g/m², Seitenzahlen, Formate und Stückzahlen werden sauber normalisiert.
Was nicht eindeutig ist, wird markiert und nachgefragt, nie geraten.
Sie richten Ihre Produkte einmal ein. Den Rest macht der Assistent.
In einer klaren Oberfläche legen Sie Ihre individuellen Druckprodukte, Papiere und Parameter selbst an, Pflicht oder optional, mit Ihren eigenen Auswahlwerten. Das ist die Wissensbasis, gegen die der Assistent jede Anfrage abgleicht. Kein IT-Projekt, kein Datenumzug.
- Produkte und Parameter selbst definieren: Format, Papier, Bindung, Veredelung, was immer Sie brauchen.
- Pflicht- und Optional-Felder mit Ihren eigenen Auswahlwerten.
- Neue Produkte in Minuten ergänzt, ohne Entwickler.
Läuft in Ihrem Outlook. Der fertige Auftrag landet in Ihrem ERP.
Der Assistent sitzt als Add-in direkt in Outlook, dort, wo Ihre Anfragen ankommen. Den fertigen Auftrag übergibt er an Ihr bestehendes Druck-ERP/MIS. Sie wechseln kein System und schulen niemanden um. aivu baut die Anbindung, hostet und betreibt sie in Deutschland oder der Schweiz. Sie kaufen das Ergebnis, nicht die Technik dahinter.
- Outlook-Add-in, kein neues Programm.
- Übergabe an Ihr ERP/MIS (z. B. MultiPress).
- Betrieb & Hosting durch aivu, in Deutschland oder der Schweiz.
- Läuft als modernes Outlook-Add-in in Microsoft Outlook (ab Version 2016) und in Microsoft 365 (M365): im Web, im neuen und klassischen Outlook für Windows und in Outlook für Mac. Voraussetzung ist ein Microsoft-365- oder Exchange-Postfach.
Wofür heute Fachkräfte abtippen, in Sekunden erfasst.
Kein Abtippen mehr
Aus der Anfrage wird direkt der ERP-Auftrag.
Schneller antworten
Angebot oder Bestätigung steht sofort als Entwurf bereit.
Fachkräfte entlastet
Ihre Leute machen Druck, nicht Dateneingabe.
Keine Fehler
Jeder Wert ist nachvollziehbar, Unklares wird markiert.
Gebaut für Druckereien und Verpackungsdruck.
Akzidenz- und Werbedruck, Buch- und Katalogproduktion, Verpackungs- und Etikettendruck: überall, wo individuelle Anfragen zuverlässig zu strukturierten Aufträgen werden müssen. Das Prinzip trägt auch über die Druckbranche hinaus. Sprechen Sie uns an.
Die Fragen, die eine Druckerei zuerst stellt.
Sehen Sie den Assistenten an Ihren eigenen Anfragen.
Schicken Sie uns ein, zwei typische Anfrage-Mails. Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie der Assistent sie erfasst und als Auftrag anlegt.
- Live an Ihren eigenen Anfrage-Mails
- DSGVO, AVV und ERP-Anbindung vorab geklärt
- Keine Verpflichtung, kein Verkaufsdruck
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Wir setzen uns kurzfristig mit Ihnen in Verbindung, um einen Termin abzustimmen.